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Dernière mise à jour le
Tous les documents fournis dans un engagement de prise en charge d’un·e étudiant·e doivent être authentiques. Si vous présentez de faux documents ou donnez de faux renseignements, nous refuserons de traiter votre demande de prise en charge.
Mentir, donner de faux renseignements ou soumettre de faux documents dans vos démarches auprès du Consulat général de Belgique est considéré comme de la fraude, crime punissable par la loi en Belgique et au Canada.
Quand faire une prise en charge ?
Toute personne qui a des ressources suffisantes pour supporter les frais de soins de santé, de séjour, d’études et de rapatriement d’un·e étudiant·e, durant une année académique ou pour toute la durée des études envisagées, peut souscrire un engagement de prise en charge.
Attention : le garant ne peut signer qu’une seule prise en charge par an et par étudiant. Par ailleurs, plusieurs personnes ne peuvent pas se porter garantes pour un même étudiant. Le règle est, en effet : un étudiant, un garant, un salaire.
La prise en charge prend cours le jour où le garant signe le document.
Le garant doit compléter l’engagement de prise en charge et faire légaliser sa signature en personne auprès du Consulat général de Belgique à Montréal après validation du dossier. Vous avez besoin d’un numéro de dossier pour pouvoir vous présenter au Consulat.
Procédure
Le garant envoie son dossier par e-mail/courriel à montreal.visa@diplobel.fed.be
Par souci d’efficacité, veuillez intituler votre e-mail/courriel de la façon suivante :
PEC | NOM et Prénom du garant | NOM et Prénom de l’étudiant·e | Nom de l’établissement d’enseignement en Belgique
et vous assurer que les TOUS documents requis sont attachés à un seul e-mail. Les annexes à votre e-mail doivent obligatoirement être au format pdf. Si votre e-mail ne comporte pas les documents requis, et si les annexes ne sont pas au format pdf, nous serons dans l’impossibilité de le traiter. Tout dossier incomplet sera d’office supprimé. Enfin, veuillez noter que les e-mails dont la taille excède 15Mb ne seront pas réceptionnés.
Si le dossier est recevable (pré-approuvé par nos services), le garant recevra un formulaire et sera invité à prendre rendez-vous personnellement auprès du Consulat général pour signer la prise en charge. Si vous prenez rendez-vous sans avoir reçu notre accord, le rendez-vous sera d’office annulé. Si vous vous présentez au Consulat sans rendez-vous, le dossier ne sera pas reçu. Le garant devra se présenter en personne au Consulat général avec son dossier en double exemplaire (originaux et copies). Aucune copie ne pourra être effectuée sur place. Si votre dossier est accepté à l'issue de votre rendez-vous, les documents originaux que vous avez fournis vous seront restitués et les copies seront conservées au Consulat. Après paiement au guichet (par carte de crédit ou débit uniquement – cf. tarifs consulaires), la signature du garant sera légalisée et le formulaire 'Annexe 32' sera restitué au garant, qui devra l’envoyer lui-même à l’étudiant·e.
Conditions pour souscrire une prise en charge
Le garant doit :
- Être un membre de la famille du candidat étudiant jusqu’au 3e degré inclus ET être citoyen canadien ou Résident Permanent au Canada ;
- Prouver qu’il dispose des ressources financières suffisantes pour prendre un étudiant en charge.
Le montant des ressources mensuelles NETTES dont doit disposer le garant se calcule comme suit :
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Pour le garant |
2.048,53 € |
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Pour l’étudiant |
803 € |
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Par membre de famille à charge du garant (*) et par membre de la famille de l’étudiant qui accompagnerait celui-ci |
150 € |
(*) l’époux/l’épouse du garant n’est pas considéré·e comme à charge si il/elle travaille ; en revanche ses revenus ne sont pas pris en compte pour l’évaluation des moyens de subsistance du garant.
Délai de traitement de votre demande
Le délai de traitement de votre dossier est d’environ 3 à 6 semaines en fonction du volume de demandes. Un dossier incomplet ne sera pas traité.
Pièces à introduire
ATTENTION : Tous les documents à introduire doivent dater de moins de 3 mois lors du dépôt de votre dossier et, être, le cas échéant, traduits et légalisés. Veuillez fournir ces documents au format pdf dans l’ordre indiqué ci-dessous et de manière à avoir seulement 7 pièces jointes à l’e-mail que vous nous enverrez (pour les documents demandés au point 5, veuillez les rassembler dans un seul fichier pdf).
- Le formulaire 'prise en charge (DOCX, 44.11 KB)' dûment complété et signé ;
- Le formulaire 'engagement de prise en charge' (formulaire 'Annexe 32'), dûment complété, mais pas encore signé ;
- Copie de la lettre d’admission ou preuve d’inscription de l’université ou de l’établissement d’enseignement supérieur en Belgique ;
- Copie certifiée conforme de votre passeport en cours de validité assermenté par un commissaire à l’assermentation ou notarié par un notaire ET, si vous n’êtes pas Canadien, de votre carte de Résident Permanent en cours de validité (notariée ou assermentée) ;
- Veuillez également rassembler dans un seul fichier pdf :
- Vos fiches de paie des 3 derniers mois ;
- Vos relevés bancaires des 3 derniers mois ;
- Si vous êtes indépendant, prière de fournir la preuve d’enregistrement de la société + la déclaration d’impôts de l’année dernière + les 3 derniers relevés bancaires : les vôtres et ceux de la société ;
- Veuillez aussi fournir votre déclaration d’impôts 2024 des revenus de l’année 2023 (si vous l’avez déjà reçue) ;
- De plus, si vous avez un·e conjoint·e ou époux/épouse qui travaille, veuillez fournir la dernière fiche de salaire de cette personne ;
- Si le garant possède 1 ou plusieurs logements à son nom, veuillez fournir l’(es) état(s) de compte de l’hypothèque.
- Déclaration notariée en français de votre composition de ménage/familiale (Attention : ce document n'existe pas et n'est pas disponible auprès de l'état civil de votre province ; il doit être établi par un notaire en présence du garant et doit indiquer toutes les personnes de votre ménage qui résident à la même adresse que vous) ;
- Preuve de parenté entre vous et l’étudiant : le garant doit être un membre de la famille du candidat étudiant jusqu’au 3e degré inclus. Cela signifie que vous pouvez être exclusivement, par rapport à l’étudiant, un de ses parents (père/mère), un de ses grands-parents (grand-mère/grand-père), son oncle/sa tante, son frère/sa sœur ou son neveu/sa nièce. Il est demandé un acte de naissance récent (moins de 6 mois) pour toutes les personnes inclues dans le lien de parenté. Les actes de naissance étrangers (non belges) devront être soit apostillés (si le pays de naissance est un Etat partie à la Convention Apostille) soit légalisés par l’Ambassade/le Consulat général de Belgique accrédité dans ce pays (si le pays de naissance n'est pas un Etat partie à la Convention Apostille).
Une légalisation/copie certifiée conforme/authentification par une autorité canadienne ne sera pas acceptée.
Cas pratiques :
- Vous voulez être garant de votre frère/soeur. Les actes demandés seront : le vôtre + celui de votre frère/soeur.
- Vous voulez être garant de votre neveu/nièce. Les actes demandés seront : le vôtre + celui de votre frère/soeur + celui de votre neveu/nièce.
- Lors de votre rendez-vous uniquement : 30,00 CAD par carte bancaire (NB: les mandats-poste ou les chèques certifiés ne sont plus acceptés dans cette procédure).
