Legalisatie & Apostille

Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moet u daarom eerst laten legaliseren, om ze over de grens te kunnen gebruiken. 

De legalisatie slaat op de controle van de oorsprong van een document. Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is. 

Niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf wordt gelegaliseerd maar bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd. Elke handtekening, elk zegel of elke stempel wordt gelegaliseerd door diegene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, het zegel of de stempel kent. Dit verklaart waarom vaak verscheidene legalisaties - in een welbepaalde volgorde - nodig zijn. 

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Een groot aantal landen is aangesloten bij het “Apostilleverdag” van Den Haag van 5 oktober 1961. Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel. 

LET OP: Sinds 11 januari 2024 is het Apostilleverdrag van kracht in Canada. Apostillecertificaten worden voortaan uitgegeven door de Canadese autoriteiten. Bekijk hier de nieuwe procedures. 

Daarom legaliseren onze diensten niet langer documenten die in Canada zijn uitgegeven en waarvoor een apostillecertificaat vereist is. 

Vragen en antwoorden over legalisatie van documenten

Voor de legalisatie vanuit het buitenland kunt u ook steeds de website raadplegen van onze vertegenwoordiging ter plaatse via Belgische ambassades en consulaten in het buitenland. 
 

Om vertraging bij de behandeling van uw aanvraag te voorkomen, dient u de onderstaande instructies zorgvuldig te lezen en op te volgen. 
 

GEVAL 1: Vraag een Apostille  

Alle volgende document moeten de Canadese Apostille bekomen. LET OP: Uw documenten moeten nog geen zes maanden geleden zijn uitgegeven. 

• Burgerlijk registratiedocumenten uitgegeven door de provinciale burgerlijke registratieautoriteiten: 
  • geboorteakte of geboortecertificaat; 
  • overlijdensakte; 
  • huwelijksakte; 
  • geboorteregistratie; 
  • huwelijksregistratie of -vergunning. 
• Uittreksel uit het strafregister van de RCMP, met vermelding van vingerafdrukken, RCMP-zegel en de handtekening van de directeur-generaal van de Canadese Criminal Real Time Identification Services (CCRTIS).  
• Elk document dat door een Canadese notaris of advocaat is opgesteld (bv. volmacht);
  • Voor de provincie Québec, neem contact op met de Chambre des notaires. 
• Uitspraken van de hoven en rechtbanken (bv. echtscheidingsvonnis); 
• Diploma of afschrift afgegeven door een Canadese onderwijsinstelling; 
• Gewaarmerkte kopie van een Canadees staatsburgerschap certificaat of Canadees paspoort; 
• Medisch attest; 
• Overlijdensakte afgegeven door een begrafenisonderneming;  
• Vertalingen gemaakt in Canada (bij CTTIC en OTTIAQ). 
   

GEVAL 2: Vraag een legalisatie 

Het Consulaat-Generaal legaliseert voortaan alleen documenten die zijn ondertekend door een particulier in Canada. 

Hiervoor dient u tijdens onze openingsuren persoonlijk te verschijnen aan de balie van het Consulaat-Generaal in Montreal. Een afspraak is niet nodig. 

Neem uw originele document mee om te laten legaliseren. Wij verifiëren de handtekening ter plaatse. 

Voor elk te legaliseren document worden kosten van 30 CAD gevraagd. 

Wat is legalisatie? 

Legalisatie is een soort authenticatie die de authenticiteit van een buitenlands document en de geldigheid ervan voor gebruik in België waarborgt. 

Hoe ontvang ik mijn legalisatie?  

Canadese documenten bestemd voor België worden elektronisch gelegaliseerd. Er is geen sticker meer op het originele document aangebracht. De link naar het gelegaliseerde document wordt rechtstreeks per e-mail naar de aanvrager gestuurd, die ook een ontvangstbewijs ontvangt om te bewaren. De e-mail en het ontvangstbewijs bevatten een dossiernummer en een datum van uitgifte. Op basis van deze twee stukken informatie is elektronische legalisering ook toegankelijk en te downloaden van LegalWeb. 

Wanneer is een vertaling nodig?  

Een vertaling is niet vereist voor de legalisatie van een document. 

Een buitenlands document dat in een andere taal dan een van de officiële talen van België (Nederlands, Frans of Duits) is opgesteld, zal in principe moeten worden vertaald voordat het in België kan worden gebruikt. Gelieve uw correspondent in België te vragen of een vertaling noodzakelijk is en in welke taal. 

De vertaling moet worden uitgevoerd door een gecertificeerde vertaler. Dat kan zowel in België als in Canada. 

• Als het document in Canada wordt vertaald, moet het door een gecertificeerde vertaler worden vertaald (zie bv. CTTIC en OTTIAQ lijsten). De vertaling moet ook vooraf worden gewaarmerkt - zie punt 1 van de instructies - en vervolgens worden gelegaliseerd bij het Consulaat-Generaal van België in Montreal. 
• Als het document in België is vertaald, moet u zich wenden tot een beëdigde vertaler. Hij/zij zal het vertaalde document ook legaliseren. U kunt de lijst van beëdigde vertalers raadplegen via de gouden gids of de rechtbanken. Dit is de voorkeursoptie.  

Noteer: Belgische ambassades en consulaten bieden geen vertaaldiensten of referenties van vertalers aan.  

Hoe kan ik een in België uitgegeven document legaliseren? 

Voor elke legalisering van in België uitgegeven documenten kunt u contact opnemen met de dienst Legalisering van de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel.