Legalisatie van documenten

LET OP: Het Consulaat-Generaal in Montreal kan alleen documenten legaliseren die in Canada zijn uitgegeven. Als uw document in België is afgegeven, nodigen wij u uit om contact op te nemen met de Legalisatiedienst van de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel.

Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moet u daarom eerst laten legaliseren, om ze over de grens te kunnen gebruiken. 

De legalisatie slaat op de controle van de oorsprong van een document. Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is.

Niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf wordt gelegaliseerd maar bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd. Elke handtekening, elk zegel of elke stempel wordt gelegaliseerd door diegene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, het zegel of de stempel kent. Dit verklaart waarom vaak verscheidene legalisaties - in een welbepaalde volgorde - nodig zijn. 

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Een groot aantal landen is aangesloten bij het “Apostilleverdag” van Den Haag van 5 oktober 1961 (Canada zal zich aansluiten vanaf januari 2024). Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel. 

Vragen en antwoorden over legalisatie van documenten

Voor de legalisatie vanuit het buitenland kunt u ook steeds de website raadplegen van onze vertegenwoordiging ter plaatse via Belgische ambassades en consulaten in het buitenland. 
 

Om vertraging bij de behandeling van uw aanvraag te voorkomen, dient u de onderstaande instructies zorgvuldig te lezen en op te volgen. 

1. Verzamel uw documenten om te legaliseren 

De te legaliseren documenten moeten nog geen zes maanden geleden zijn uitgegeven.

Alleen de volgende documenten mogen zonder verdere formaliteiten door het Consulaat-Generaal in Montreal worden gelegaliseerd: 

• Burgerlijk registratiedocumenten uitgegeven door de provinciale burgerlijke registratieautoriteiten: 
  • geboorteakte of geboortecertificaat; 
  • overlijdensakte; 
  • huwelijksakte; 
  • geboorteregistratie; 
  • huwelijksregistratie of -vergunning. 
• Uittreksel uit het strafregister van de RCMP, met vermelding van vingerafdrukken, RCMP-zegel en de handtekening van de directeur-generaal van de Canadese Criminal Real Time Identification Services (CCRTIS). 

Alle andere documenten moeten vooraf worden gewaarmerkt door Global Affairs Canada of door een van de provinciale autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor documentverificatie. Bekijk de lijst hier. 

Let op, om vertraging te voorkomen, moet u de instructies van deze autoriteiten opvolgen voordat u uw document indient. 

Voorbeelden van documenten die vooraf moeten worden gewaarmerkt: 

• Elk document dat door een Canadese notaris of advocaat is opgesteld (bv. volmacht);
  • Voor de provincie Québec, neem contact op met de Chambre des notaires. 
• Uitspraken van de hoven en rechtbanken (bv. echtscheidingsvonnis); 
• Diploma of afschrift afgegeven door een Canadese onderwijsinstelling; 
• Gewaarmerkte kopie van een Canadees staatsburgerschap certificaat of Canadees paspoort; 
• Medisch attest; 
• Overlijdensakte afgegeven door een begrafenisonderneming;  
• Vertalingen gemaakt in Canada (bij CTTIC en OTTIAQ). 

2. Bereid uw dossier voor 

Als uw te legaliseren documenten klaar zijn, maakt u een envelop klaar waarin u de volgende documenten meestuurt: 

• de te legaliseren documenten; 
   
• het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier voor legalisatie (PDF, 280.56 KB); 
   
• de betaling;
  • De kosten bedragen 30,00 CAD per te legaliseren document. Als er meerdere documenten moeten worden gelegaliseerd, plan dan het juiste bedrag. Betaling moet in Canadese dollars worden gedaan. Betalingen in euro (EUR) worden NIET geaccepteerd. 
     
    Betalingsmethoden:  
    - door een “bank draft” of “gewaarmerkte bankcheque”/“certified cheque” (uitgegeven door een Canadese financiële instelling) of een postwissel/“Postal Money Order” (uitgegeven door Canada Post) te betalen aan “Consulate General of Belgium”; 
    - via internationale bankoverschrijving (ENKEL voor personen die buiten Canada wonen – neem hiervoor rechtstreeks contact op met het Consulaat-Generaal: montreal@diplobel.fed.be); 
    - debet- of kredietkaart - alleen aan de balie van het Consulaat-Generaal in Montreal. 
    
    Let op, persoonlijke cheques, overschrijvingen van een Canadese bank, e-Interac of creditcardbetalingen per telefoon worden NIET aanvaard. Voor meer informatie over de geldende tarieven raadpleegt u de “Tarieftabel”.  
     
• Voor de teruggave van uw document: 
  • Een gefrankeerde, zelfgeadresseerde retourenveloppe;
  • Een pakbon van een expreskoerier (bv. Xpresspost, FedEx, DHL, UPS, Purolator) met barcode, die vooraf betaald moet worden. Een rekeningnummer wordt niet geaccepteerd. De transactie moet door u vooraf worden betaald. 

3. Stuur uw dossier naar het Consulaat-Generaal 

U kunt uw dossier doorsturen naar het Consulaat-Generaal:

• Per post (zending met trackingnummer, bv. Xpresspost regional of national, UPS, FedEx, DHL, Purolator), aan: 
   
  Consulate General of Belgium 
  1000 Sherbrooke Street West - suite 1400 
  Montreal, Quebec, H3A 3G4
  Canada 
   
• In persoon bij het Consulaat-Generaal in Montreal tijdens onze openingsuren. Een afspraak is niet nodig. 
   

Wat is legalisatie? 

Legalisatie is een soort authenticatie die de authenticiteit van een buitenlands document en de geldigheid ervan voor gebruik in België waarborgt. 

Hoe ontvang ik mijn legalisatie?  

Canadese documenten bestemd voor België worden elektronisch gelegaliseerd. Er is geen sticker meer op het originele document aangebracht. De link naar het gelegaliseerde document wordt rechtstreeks per e-mail naar de aanvrager gestuurd, die ook een ontvangstbewijs ontvangt om te bewaren. De e-mail en het ontvangstbewijs bevatten een dossiernummer en een datum van uitgifte. Op basis van deze twee stukken informatie is elektronische legalisering ook toegankelijk en te downloaden van LegalWeb. 

Wanneer is een vertaling nodig?  

Een vertaling is niet vereist voor de legalisatie van een document. 

Een buitenlands document dat in een andere taal dan een van de officiële talen van België (Nederlands, Frans of Duits) is opgesteld, zal in principe moeten worden vertaald voordat het in België kan worden gebruikt. Gelieve uw correspondent in België te vragen of een vertaling noodzakelijk is en in welke taal. 

De vertaling moet worden uitgevoerd door een gecertificeerde vertaler. Dat kan zowel in België als in Canada. 

• Als het document in Canada wordt vertaald, moet het door een gecertificeerde vertaler worden vertaald (zie bv. CTTIC en OTTIAQ lijsten). De vertaling moet ook vooraf worden gewaarmerkt - zie punt 1 van de instructies - en vervolgens worden gelegaliseerd bij het Consulaat-Generaal van België in Montreal. 
• Als het document in België is vertaald, moet u zich wenden tot een beëdigde vertaler. Hij/zij zal het vertaalde document ook legaliseren. U kunt de lijst van beëdigde vertalers raadplegen via de gouden gids of de rechtbanken. Dit is de voorkeursoptie.  

Noteer: Belgische ambassades en consulaten bieden geen vertaaldiensten of referenties van vertalers aan.  

Hoe kan ik een in België uitgegeven document legaliseren? 

Voor elke legalisering van in België uitgegeven documenten kunt u contact opnemen met de dienst Legalisering van de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel.