Ambassade en Consulaten van België in Canada

Legalisatie

Overzicht

Het Consulaat-generaal van België in Montreal legaliseert alleen Canadese documenten voor gebruik in België. Sinds 2020 is België overgestapt naar elektronische legalisaties (zie de FAQ hieronder voor meer informatie). Legaliseren kan op afstand: jij hoeft niet naar Montreal te reizen. 

Instructies

Om vertraging bij de behandeling van uw aanvraag te voorkomen, dient u de onderstaande instructies zorgvuldig te lezen en op te volgen. 

1. Verzamel uw documenten om te legaliseren

De te legaliseren documenten moeten nog geen zes maanden geleden zijn uitgegeven.

Alleen de volgende documenten mogen zonder verdere formaliteiten door het Consulaat-generaal in Montreal worden gelegaliseerd:

  • Burgerlijk registratiedocumenten uitgegeven door de provinciale burgerlijke registratieautoriteiten:
    - Geboorteakte of geboortecertificaat;
    - Overlijdensakte;
    - Huwelijksakte;
    - Geboorteregistratie;
    - Huwelijksregistratie of –vergunning.
  • Uittreksel uit het strafregister van de RCMP, met vermelding van vingerafdrukken, RCMP-zegel en de handtekening van de directeur-generaal van de Canadese criminele Real Time IDentification (RTID) services.
  • Uittreksel uit het strafregister van de stad Cobourg.

ALLE andere documenten moeten vooraf worden gewaarmerkt door Global Affairs Canada of door een van de provinciale autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor documentverificatie (klik hier om een lijst te krijgen).

LET OP: Om vertraging te voorkomen, moet u de instructies van deze autoriteiten opvolgen voordat u uw document indient.

Voorbeelden van documenten die vooraf moeten worden gewaarmerkt:

  • Elk document dat door een Canadese notaris of advocaat is opgesteld (bv. volmacht) *voor de provincie Quebec, neem contact op met de Chambre des notaires;
  • Uitspraken van de hoven en rechtbanken (bv. echtscheidingsvonnis);
  • Elk ander strafblad of Canadees politiecertificaat;
  • Diploma of afschrift afgegeven door een Canadese onderwijsinstelling;
  • Gewaarmerkte kopie van een Canadees staatsburgerschap certificaat of Canadees paspoort;
  • Medisch attest;
  • Overlijdensakte afgegeven door een begrafenisonderneming;
  • Vertalingen gemaakt in Canada (zie FAQ onderaan deze pagina).

2. Bereid uw dossier voor

Als uw te legaliseren documenten klaar zijn, maakt u een envelop klaar waarin u de volgende documenten meestuurt: 

  • De te legaliseren documenten;
     
  • Het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier voor legalisatie;
     
  • De betaling:
    De kosten bedragen 32,00 CAD per te legaliseren document (als er meerdere documenten moeten worden gelegaliseerd, plan dan het juiste bedrag!). Betaling moet in Canadese dollars worden gedaan. Betalingen in EURO worden niet geaccepteerd.
     
    Betalingsmethoden: 
    - Door een gecertificeerde bankcheque (uitgegeven door een Canadese financiële instelling) of een postwissel ('Postal Money Order' van Canada Post) te betalen aan “Consulat général de Belgique”;
    - Via internationale bankoverschrijving (ENKEL voor personen die buiten Canada wonen – neem hiervoor rechtstreeks contact op met het Consulaat: montreal@diplobel.fed.be);
    - Debet- of kredietkaart - alleen aan de balie van het Consulaat-generaal in Montreal. 
    LET OP: Overschrijvingen van een Canadese bank, e-Interac of creditcardbetalingen per telefoon worden niet aanvaard.
    (Voor meer informatie over de geldende tarieven raadpleegt u de “Tarieftabel”).
  • Voor de teruggave van uw document :
    - Een gefrankeerde, zelfgeadresseerde retourenveloppe; OF
    - Een pakbon van een expreskoerier (bv. Fedex, DHL) met barcode, die vooraf betaald moet worden. Een rekeningnummer wordt niet geaccepteerd: de transactie moet door u vooraf worden betaald.

3. Stuur uw dossier naar het Consulaat-generaal

  • Per aangetekende post aan:
    Consulate General of Belgium
    1000 Sherbrooke Street West - suite 1400
    Montreal, QC, H3A 3G4, Canada

OF

  • In persoon bij het Consulaat-generaal in Montreal tijdens onze openingsuren. Een afspraak is niet nodig.

FAQ

Wat is legalisatie?

Legalisatie is een soort authenticatie die de authenticiteit van een buitenlands document en de geldigheid ervan voor gebruik in België waarborgt.

Hoe ontvang ik mijn legalisatie?

Canadese documenten bestemd voor België worden elektronisch gelegaliseerd. Er is geen sticker meer op het originele document aangebracht. De link naar het gelegaliseerde document wordt rechtstreeks per e-mail naar de aanvrager gestuurd, die ook een ontvangstbewijs ontvangt om te bewaren. De e-mail en het ontvangstbewijs bevatten een dossiernummer en een datum van uitgifte. Op basis van deze twee stukken informatie is elektronische legalisering ook toegankelijk en te downloaden van https://legalweb.diplomatie.be

Wanneer is een vertaling nodig?  

Een vertaling is niet vereist voor de legalisatie van een document.

Een buitenlands document dat in een andere taal dan een van de officiële talen van België (Nederlands, Frans of Duits) is opgesteld, zal in principe moeten worden vertaald voordat het in België kan worden gebruikt. Gelieve uw correspondent in België te vragen of een vertaling noodzakelijk is en in welke taal.

De vertaling moet worden uitgevoerd door een gecertificeerde vertaler. Dat kan zowel in België als in Canada.

  • Als het document in Canada wordt vertaald, moet het door een gecertificeerde vertaler worden vertaald (zie bv. CTTIC-lijst en OTTIAQ). De vertaling moet ook vooraf worden gewaarmerkt - zie punt 1 van de instructies - en vervolgens worden gelegaliseerd bij het Consulaat-generaal van België in Montreal.
  • Als het document in België door een beëdigde vertaler is vertaald, zal hij het ook legaliseren. U kunt de lijst van beëdigde vertalers raadplegen via de gouden gids of de rechtbanken. Dit is de voorkeursoptie.

Opmerking: Belgische ambassades en consulaten bieden geen vertaaldiensten of referenties van vertalers aan. 

Hoe kan ik een in België uitgegeven document legaliseren?

Voor elke legalisering van in België uitgegeven documenten kunt u contact opnemen met de dienst legalisering van de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel.