Légalisation de documents

ATTENTION : Le Consulat général à Montréal ne peut légaliser que des documents émis au Canada. Si votre document a été émis en Belgique, veuillez vous tourner vers le Service Légalisation du SPF Affaires étrangères à Bruxelles. 

Un document officiel et légal dans un pays ne l’est pas automatiquement dans un autre. C’est pour cette raison que vous devez d’abord faire légaliser vos documents avant de pouvoir les utiliser à l’étranger.

La légalisation certifie l'origine d'un document. C’est une confirmation officielle de la véracité de la signature, du timbre ou du sceau du fonctionnaire qui a signé le document.

Il n’y a pas que la signature de celui qui a délivré le document qui est légalisée mais aussi, par extension, la signature de l’officier qui a légalisé le document. Chaque signature/timbre/sceau est légalisé(e) par celui qui est compétent pour le faire et qui connaît cette signature, ce timbre, ce sceau. Ceci explique pourquoi plusieurs légalisations - dans un ordre bien défini - sont souvent nécessaires. 

Un pays peut aussi être lié par un traité de légalisation qui contient des accords sur la manière dont les pays acceptent les documents officiels les uns des autres. Un grand nombre de pays sont ainsi liés par la Convention Apostille de La Haye du 5 octobre 1961 (ce sera le cas du Canada à partir de janvier 2024). Dans ce cas, une seule légalisation est nécessaire au moyen d'un cachet portant la mention Apostille. 

Questions/réponses sur la légalisation de documents 

Pour la légalisation à partir de l’étranger, vous pouvez toujours vous renseigner sur le site web de notre représentation sur place via Adresses des ambassades et consulats belges à l’étranger. 
 

Pour éviter tout délai inutile dans le traitement de votre demande, merci de lire attentivement et de suivre scrupuleusement les instructions ci-dessous. 

1. Rassemblez vos documents à faire légaliser

Les documents à légaliser doivent avoir été émis il y a moins de six (6) mois. Les documents plus anciens seront refusés. 

Seuls les documents suivants peuvent être légalisés par le Consulat général à Montréal sans autres formalités préalables : 

• Les actes d’état civil délivrés par les services provinciaux de l'état civil : 
  • acte ou certificat de naissance ; 
  • acte ou certificat de décès ; 
  • acte ou certificat de mariage ; 
  • enregistrement de naissance ; 
  • enregistrement ou licence de mariage ; 
• L’attestation de vérification de casier judiciaire délivrée par la Gendarmerie royale du Canada (GRC), avec prise d’empreintes digitales, le sceau de la GRC et la signature de la directrice générale des services canadiens d’identification criminelle en temps réel.

Tout autre document doit obligatoirement être authentifié au préalable par Affaires Mondiales Canada (Global Affairs Canada) ou éventuellement par une des autorités provinciales chargées de l’authentification des documents. Consultez la liste ici. 

ATTENTION : afin d’éviter tout délai inutile, assurez-vous de bien suivre les directives de ces autorités avant de leur soumettre votre document. 

Exemples de documents à faire authentifier au préalable (liste non-exhaustive) : 

• Tout document dressé par un notaire ou un avocat canadien (ex : procuration) ;
  • Pour la province de Québec, prenez contact avec la Chambre des notaires.
• Jugements des cours et tribunaux (ex : jugement de divorce) ; 
• Diplôme ou relevé de notes délivré par un établissement d’enseignement canadien ; 
• Copie certifiée conforme d’un certificat de Citoyenneté canadienne ou d’un passeport canadien ; 
• Certificat médical ;  
• Certificat de décès émis par un salon funéraire ; 
• Traductions effectuées au Canada (CTTIC et OTTIAQ). 

2. Préparez votre dossier  

Lorsque vos documents à légaliser sont prêts, préparez une enveloppe dans laquelle vous inclurez : 

• Vos documents à légaliser ; 
   
• Le formulaire de demande de légalisation dûment complété et signé (PDF, 282.55 KB) ; 
   
• Le paiement : Les frais sont de 30,00 CAD par document à légaliser. S’il y a plusieurs documents à légaliser, prévoyez le montant correspondant ! Le paiement doit être effectué en dollars canadiens (CAD). Les paiements en euros (EUR) ne sont PAS acceptés. 
   
  Modes de paiement :
  - par chèque certifié ou traite bancaire (émis par une institution financière canadienne) ou par mandat-poste (émis par Postes Canada) libellé à l’ordre du Consulat général de Belgique ; 
  - par transfert bancaire international pour les personnes qui se trouvent a l’extérieur du Canada (pour ce faire, veuillez écrire à montreal@diplobel.fed.be) ; 
  - Carte de débit ou crédit - uniquement au guichet du Consulat général à Montréal. 
  ATTENTION : les chèques personnels, les virements ou transferts d’une banque canadienne, le e-Interac ou le paiement par carte de crédit au téléphone ne sont PAS acceptés.
  Pour plus d’informations sur les tarifs en vigueur, veuillez consulter le Tableau des tarifs. 
   
•  Pour le retour de votre document : 
  • Une enveloppe de retour préaffranchie et pré-adressée ; 
  • Le bordereau d’envoi d’un service de courrier express (ex : Fedex, DHL, Purolator, UPS) avec code-barre, obligatoirement préaffranchi. Un numéro de compte ne sera pas accepté. La transaction doit être payée d’avance par vos soins. 

3. Faites parvenir vos documents au Consulat général  

Vos documents doivent parvenir au Consulat général : 

• Expédiés par courrier express (avec tracking) à l’adresse suivante : 
   
  Consulat général de Belgique 
  1000 rue Sherbrooke Ouest - suite 1400 
  Montréal, Québec, H3A 3G4, Canada 
   
• Déposés en personne pendant nos heures d'ouverture. Un rendez-vous n’est pas requis. 
   

Qu’est-ce qu’une légalisation ? 

La légalisation est un type d’authentification permettant de garantir l’authenticité d’un document étranger ainsi que sa validité, pour utilisation en Belgique. 

Comment vais-je recevoir ma légalisation ? 

Les documents canadiens destinés à la Belgique sont légalisés de manière électronique. Plus aucune vignette n’est apposée sur le document original. Le lien vers le document légalisé est directement envoyé par courriel au demandeur, qui reçoit également un reçu à conserver. Dans le courriel et sur le reçu sont mentionnés un numéro de dossier et une date de délivrance. Sur base de ces deux informations, la légalisation électronique peut également être consultée et téléchargée sur le site LegalWeb.

Quand une traduction est-elle nécessaire ? 

Une traduction n’est pas obligatoire pour permettre la légalisation d’un document. 

En revanche, un document étranger établi dans une langue autre qu’une des langues officielles de la Belgique (néerlandais, français ou allemand) devra en principe être traduit avant de pouvoir être utilisé en Belgique. Veuillez demander à votre correspondant en Belgique si une traduction est nécessaire et, le cas échéant, dans quelle langue. 

La traduction doit être effectuée par un traducteur agréé. Elle peut s’effectuer tant en Belgique qu’au Canada. 

• Si le document est traduit au Canada, il devra être traduit par un traducteur certifié (voir p. ex. listes du CTTIC et de l'OTTIAQ). La traduction devra également être authentifiée au préalable – voir point 1 des instructions – et ensuite légalisée au Consulat général de Belgique à Montréal. 
• Si le document est traduit en Belgique, vous devrez vous adresser à un traducteur juré. Le traducteur juré pourra également légaliser sa traduction. Vous avez accès à la liste des traducteurs jurés via les pages jaunes ou les tribunaux. Cette option est à privilégier. 

Attention : les ambassades et les consulats belges n’offrent ni services de traduction, ni références de traducteurs.  

Comment légaliser un document émis en Belgique ? 

Pour toute légalisation de document émis en Belgique, veuillez contacter le service Légalisation du SPF Affaires étrangères à Bruxelles.