Légalisation & Apostille

Toutes les informations concernant la légalisation d’un document et l’Apostille au Canada

  1. Dernière mise à jour le

NOUVELLE PROCÉDURE : Apostille au Canada

Le 11 janvier 2024, la Convention de La Haye abolissant l’exigence de légalisation des actes publics étrangers (appelée aussi "Convention Apostille") est entrée en vigueur au Canada. Cela entraîne des modifications dans les processus d’authentification des documents pour les résidents du Canada.   

À compter du 11 janvier 2024, les documents authentifiés au Canada destinés aux États contractants de la Convention Apostille reçoivent des certificats d’apostille et ne nécessitent plus de légalisation dans les consulats ou les ambassades. 

La Belgique étant l’un des 126 États contractants de la Convention Apostille, nous reconnaissons l’apostille canadienne comme telle. Autrement dit : sur ces documents apostillés, aucune authentification/légalisation supplémentaire n'est exigée par la Belgique. 

Veuillez consulter cette page web qui donne un aperçu des nouvelles procédures canadiennes. 

ATTENTION : Les services de légalisation du Consulat général de Belgique à Montréal restent disponibles (voir plus bas sur cette page), mais uniquement pour les documents canadiens qui sont destinés à une autorité en Belgique et qui ne peuvent pas être apostillés au Canada : par exemple un document signé par un particulier.  

INFORMATION IMPORTANTE

Le Consulat général à Montréal ne peut légaliser que des documents émis au Canada (à lexception des documents apostillés, qui ne doivent pas être légalisés par nos services). 

Si votre document a été émis en Belgique, veuillez vous tourner vers le Service Légalisation du SPF Affaires étrangères à Bruxelles. 

Introduction

Un document officiel et légal dans un pays ne l’est pas automatiquement dans un autre. C’est pour cette raison que vous devez d’abord faire légaliser vos documents avant de pouvoir les utiliser à l’étranger. 

La légalisation certifie lorigine d'un document. C’est une confirmation officielle de la véracité de la signature, du timbre ou du sceau du fonctionnaire qui a signé le document. 

Il n’y a pas que la signature de celui qui a délivré le document qui est légalisée mais aussi, par extension, la signature de l’officier qui a légalisé le document. Chaque signature/timbre/sceau est légalisé.e par celui qui est compétent pour le faire et qui connaît cette signature, ce timbre, ce sceau. Ceci explique pourquoi plusieurs légalisations - dans un ordre bien défini - sont souvent nécessaires. 

Un pays peut aussi être lié par un traité de légalisation qui contient des accords sur la manière dont les pays acceptent les documents officiels les uns des autres. Un grand nombre de pays sont ainsi liés par la Convention Apostille de La Haye du 5 octobre 1961. Dans ce cas, une seule légalisation est nécessaire au moyen dun cachet portant la mention Apostille. 

ATTENTION : Le 11 janvier 2024, la Convention Apostille est entrée en vigueur au Canada. Par conséquent, nos services ne légalisent plus les documents émis au Canada et qui reçoivent un certificat d’apostille. Veuillez consulter ce site pour les nouvelles procédures au Canada. 

Questions/réponses sur la légalisation de documents 

Pour la légalisation à partir de l’étranger, vous pouvez toujours vous renseigner sur le site web de notre représentation sur place via Adresses des ambassades et consulats belges à l’étranger
 

Instructions

Merci de lire attentivement et de suivre scrupuleusement les instructions ci-dessous. 
 

CAS 1 : Faites apostiller vos documents 

Les documents suivants doivent être apostillés par l’autorité compétente au Canada. Attention : vos documents à apostiller doivent avoir été émis il y a moins de 6 mois. 

  • Les actes d’état civil délivrés par les services provinciaux de l'état civil : 
    • acte ou certificat de naissance ; 
    • acte ou certificat de décès ; 
    • acte ou certificat de mariage ; 
    • enregistrement de naissance ; 
    • enregistrement ou licence de mariage ; 
       
  • L’attestation de vérification de casier judiciaire délivrée par la Gendarmerie royale du Canada (GRC), avec prise d’empreintes digitales, le sceau de la GRC et la signature de la directrice générale des services canadiens d’identification criminelle en temps réel.
  • Tout document dressé par un notaire ou un avocat canadien (ex : procuration) ;
  • Jugements des cours et tribunaux (ex : jugement de divorce) ; 
  • Diplôme ou relevé de notes délivré par un établissement d’enseignement canadien ; 
  • Copie certifiée conforme d’un certificat de Citoyenneté canadienne ou d’un passeport canadien ; 
  • Certificat médical ;  
  • Certificat de décès émis par un salon funéraire ; 
  • Traductions effectuées au Canada (CTTIC et OTTIAQ). 
     

CAS 2 : Faites légaliser vos documents  

Dorénavant, le Consulat général ne légalise que les documents signés par un particulier au Canada. 

Pour cela, vous devez vous présenter en personne pendant nos heures d’ouverture au guichet du Consulat général à Montréal. Un rendez-vous n’est pas requis. 

Apportez votre document original à faire légaliser. Nous vérifierons la signature sur place. Des frais de 30 CAD sont exigés pour chaque document à légaliser. 
 

FAQ  

Qu’est-ce qu’une légalisation ? 

La légalisation est un type d’authentification permettant de garantir l’authenticité d’un document étranger ainsi que sa validité, pour utilisation en Belgique. 

Comment vais-je recevoir ma légalisation ? 

Les documents canadiens destinés à la Belgique sont légalisés de manière électronique. Plus aucune vignette n’est apposée sur le document original. Le lien vers le document légalisé est directement envoyé par courriel au demandeur, qui reçoit également un reçu à conserver. Dans le courriel et sur le reçu sont mentionnés un numéro de dossier et une date de délivrance. Sur base de ces deux informations, la légalisation électronique peut également être consultée et téléchargée sur le site LegalWeb.

Quand une traduction est-elle nécessaire ? 

Une traduction n’est pas obligatoire pour permettre la légalisation d’un document. 

En revanche, un document étranger établi dans une langue autre qu’une des langues officielles de la Belgique (néerlandais, français ou allemand) devra en principe être traduit avant de pouvoir être utilisé en Belgique. Veuillez demander à votre correspondant en Belgique si une traduction est nécessaire et, le cas échéant, dans quelle langue. 

La traduction doit être effectuée par un traducteur agréé. Elle peut s’effectuer tant en Belgique qu’au Canada. 

  • Si le document est traduit au Canada, il devra être traduit par un traducteur certifié (voir p. ex. listes du CTTIC et de l'OTTIAQ). La traduction devra également être authentifiée au préalable – voir point 1 des instructions – et ensuite légalisée au Consulat général de Belgique à Montréal. 
  • Si le document est traduit en Belgique, vous devrez vous adresser à un traducteur juré. Le traducteur juré pourra également légaliser sa traduction. Vous avez accès à la liste des traducteurs jurés via les pages jaunes ou les tribunaux. Cette option est à privilégier. 

Attention : les ambassades et les consulats belges n’offrent ni services de traduction, ni références de traducteurs.  

Comment légaliser un document émis en Belgique ? 

Pour toute légalisation de document émis en Belgique, veuillez contacter le service Légalisation du SPF Affaires étrangères à Bruxelles.