Légalisation

Introduction

Le Consulat général de Belgique à Montréal légalise uniquement les documents canadiens pour utilisation en Belgique. Depuis 2020, la Belgique est passée aux légalisations électroniques (voir la FAQ ci-dessous pour plus d'infos). Les légalisations peuvent être effectuées à distance : il n'est pas nécessaire de vous déplacer jusqu'à Montréal. 

Instructions

Pour éviter tout délai inutile dans le traitement de votre demande, merci de lire attentivement et de suivre les instructions ci-dessous. 

1. Rassemblez vos documents à faire légaliser

Les documents à légaliser doivent avoir été émis il y a moins de six mois.

Seuls les documents suivants peuvent être légalisés par le Consulat général à Montréal sans autres formalités préalables :

• Les actes d'Etat civil délivrés par les services provinciaux de l'état civil :
  - Acte ou certificat de naissance ;
  - Acte ou certificat de décès ;
  - Acte ou certificat de mariage ;
  - Enregistrement de naissance ;
  - Enregistrement ou Licence de mariage ;
• L’extrait de casier judiciaire provenant de la GRC, sur lequel figure les empreintes digitales,  le sceau de la GRC et la signature de la directrice générale des services canadiens d’identification criminelle en temps réel.
• L’extrait de casier judiciaire provenant de la ville de Cobourg. 

TOUT autre document doit obligatoirement être authentifié au préalable par Affaires Mondiales (Global Affairs Canada) ou éventuellement par une des autorités provinciales chargées de l’authentification des documents (cliquez ici pour obtenir une liste). 

ATTENTION : Afin d’éviter tout délai inutile, assurez-vous de bien suivre les directives de ces autorités avant de leur soumettre votre document. 

Exemples de documents à faire authentifier au préalable : 

• Tout document dressé par un notaire ou un avocat canadien (ex : procuration) *pour la province de Québec, prenez contact avec la Chambre des notaires ;
• Jugements des cours et tribunaux (ex : jugement de divorce) ; 
• Tout autre extrait de casier judiciaire ou certificat de police canadien ;
• Diplôme ou relevé de notes délivré par un établissement d’enseignement canadien ;
• Copie certifiée conforme d’un certificat de Citoyenneté canadienne ou d'un passeport canadien ;
• Certificat médical ;
• Certificat de décès émis par un salon funéraire ;
• Traductions effectuées au Canada (voir FAQ au bas de cette page).

 2. Préparez votre dossier  

Lorsque vos documents à légaliser sont prêts, préparez une enveloppe dans laquelle vous inclurez : 

• Vos documents à légaliser ;
   
• Le formulaire de demande de légalisation dûment complété et signé ; 
   
• Le paiement
  Les frais sont de 32,00 CAD par document à légaliser (s'il y a plusieurs documents à légaliser, prévoyez le montant correspondant !). Le paiement doit être effectué en dollars canadiens. Les paiements en EURO ne seront pas acceptés.
   
  Modes de paiement :
  - Par chèque certifié bancaire ou mandat-poste (émis par une institution financière canadienne) libellé à l’ordre du Consulat général de Belgique ;
  - Par transfert bancaire international pour les personnes qui se trouvent a l’extérieur du Canada (pour ce faire, veuillez prendre contact directement avec le Consulat : montreal@diplobel.fed.be) ;
  - Carte de débit ou crédit - uniquement au guichet du Consulat général à Montréal. 
  ATTENTION : Les transferts d’une banque canadienne, le e-Interac ou le paiement par carte de crédit au téléphone ne sont pas acceptés.
  (Pour plus d’informations sur les tarifs en vigueur, veuillez consulter le "Tableau des tarifs"). 
   
•  Pour le retour de votre document : 
  - Une enveloppe de retour pré-adressée et affranchie ; OU 
  - Le bordereau d’envoi d’un service de courrier express (ex : Fedex, DHL) avec code-barre, obligatoirement préaffranchi. Un numéro de compte ne sera pas accepté : la transaction doit être payée d’avance par vos soins. 

3. Faites parvenir vos documents au Consulat général  

• Par courrier recommandé à : 
  Consulat général de Belgique 
  1000 rue Sherbrooke Ouest - suite 1400 
  Montréal, QC, H3A 3G4, Canada 

OU

• En personne au Consulat général à Montréal pendant nos heures d'ouverture. Un rendez-vous n'est pas requis. 

• Qu’est-ce qu’une légalisation ?
• Pourquoi une traduction est-elle nécessaire ?
• Instructions - Légalisation des documents canadiens que l’on souhaite utiliser en Belgique
• Autorités canadiennes chargées de l'authentification des documents

Qu’est-ce qu’une légalisation ?

La légalisation est un type d’authentification permettant de garantir l’authenticité d’un document étranger ainsi que sa validité, pour utilisation en Belgique. 

Comment vais-je recevoir ma légalisation ?

Les documents canadiens destinés à la Belgique sont légalisés de manière électronique. Plus aucune vignette n’est apposée sur le document original. Le lien vers le document légalisé est directement envoyé par courriel au demandeur, qui reçoit également un reçu à conserver. Dans le courriel et sur le reçu sont mentionnés un numéro de dossier et une date de délivrance. Sur base de ces deux informations, la légalisation électronique peut également être consultée et téléchargée sur le site https://legalweb.diplomatie.be 

Quand une traduction est-elle nécessaire ? 

Une traduction n’est pas obligatoire pour permettre la légalisation d’un document. 

En revanche, un document étranger établi dans une langue autre qu’une des langues officielles de la Belgique (néerlandais, français ou allemand) devra en principe être traduit avant de pouvoir être utilisé en Belgique. Veuillez demander à votre correspondant en Belgique si une traduction est nécessaire et, le cas échéant, dans quelle langue. 

La traduction doit être effectuée par un traducteur agréé. Elle peut s’effectuer tant en Belgique qu’au Canada. 

• Si le document est traduit au Canada, il devra être traduit par un traducteur certifié (voir p. ex. liste de la CTTIC et l'OTTIAQ). La traduction devra également être authentifiée au préalable – voir point 1 des instructions – et ensuite légalisée au Consulat général de Belgique à Montréal. 
• Si le document est traduit en Belgique par un traducteur juré, celui-ci en assure aussi la légalisation. Vous avez accès à la liste des traducteurs jurés via les pages jaunes ou les tribunaux. Cette option est à privilégier. 

Attention : les ambassades et les consulats belges n’offrent ni services de traduction, ni références de traducteurs.  

Comment légaliser un document émis en Belgique ? 

Pour toute légalisation de document émis en Belgique, veuillez contacter le service Légalisation du SPF Affaires étrangères à Bruxelles.