Légalisation

Les actes étrangers doivent être dûment légalisés avant de pouvoir être utilisés en Belgique. 

Depuis septembre 2020, le Consulat général de Belgique à Montréal réalise des légalisations électroniques. Concrètement : les documents étrangers destinés à la Belgique sont désormais légalisés de manière électronique et plus aucune vignette n’est apposée sur les documents papier. Le lien vers le document légalisé est directement envoyé par courriel au demandeur, qui reçoit également un reçu à conserver. Dans le courriel et sur le reçu sont mentionnés un numéro de dossier et une date de délivrance (dite date de ‘clôture’). Avec ces deux informations, la légalisation électronique peut également être consultée et téléchargée sur le site https://legalweb.diplomatie.be 

FAQ et instructions :

• Qu’est-ce qu’une légalisation ?
• Pourquoi une traduction est-elle nécessaire ?
• Instructions - Légalisation des documents canadiens que l’on souhaite utiliser en Belgique
• Autorités canadiennes chargées de l'authentification des documents

Qu’est-ce qu’une légalisation ?

La légalisation permet de garantir l’authenticité d’un document étranger et sa validité en Belgique. Les procédures à suivre diffèrent en fonction du pays d’origine du document. Dans certains cas, la légalisation n’est même pas nécessaire (c’est le cas pour la plupart des actes délivrés en Europe); le plus souvent vous devrez toutefois faire appel aux ambassades ou consulats (ce qui est le cas pour les actes canadiens). Vous trouverez sur le liens suivant du SPF AE les conditions exigées par la Belgique pour la légalisation de documents établis dans toutes les régions du globe.

Pourquoi une traduction est-elle nécessaire ?

Un acte étranger doit être traduit dans une de nos langues nationales. Veuillez demander à votre correspondant en Belgique, quelle langue choisir (néerlandais, français ou allemand). La traduction doit être effectuée par un traducteur agréé. Elle peut s’effectuer tant en Belgique qu’au Canada. Si elle est faite au Canada, elle devra également être légalisée. Si le document est traduit en Belgique par un traducteur juré, celui-ci en assure la légalisation. Vous avez accès à la liste des traducteurs jurés via les pages jaunes ou les tribunaux.

Attention : Ni les ambassades ni les consulats n’offrent de services de traduction.

  
Instructions - Légalisation des documents canadiens que l'on souhaite utiliser en Belgique

Les documents qui sont à légaliser doivent être récents (délivrés il y a moins de six mois).

Seuls les actes d’état d’Etat civil (naissance, mariage,…) délivrés par les services provinciaux de l’état civil peuvent être légalisés par le Consulat général à Montréal sans autres formalités préalables.

Tout autre document (ex. procuration, certificat de résidence, document notarié, jugement, etc.) doit être authentifié par le service d’authentification provincial concerné ou par Affaires Mondiales Canada avant de nous être transmis. Ceci vaut également pour les traductions notariées par un notaire canadien.

Faites parvenir les pièces à légaliser, de préférence par courrier recommandé, à :

Consulat Général de Belgique
1000 rue Sherbrooke ouest, Suite 1400
Montréal, QC, CANADA  H3A 3G4

Inclure le paiement nécessaire

Pour le retour de votre document veuillez ajouter une enveloppe de retour pré-adressée et préaffranchie.

Vous pouvez également prendre des dispositions avec un service de messagerie tel que DHL ou FedEx pour le retour prépayé de votre document une fois qu'il a été légalisé en fournissant une lettre de transport prépayée.

IMPORTANT : Veuillez indiquer les coordonnées et l'adresse email/courriel du requérant afin de pouvoir établir la légalisation.

Autorités canadiennes chargées de l’authentification des documents

AFFAIRES MONDIALES CANADA 
125 Sussex Drive 
Ottawa, Ontario, K1A 0G2 
Website

ALBERTA
Alberta Justice 
Deputy Provincial Secretary's Office 
Room 111, 9833 - 109th Street 
Edmonton, Alberta, T5K 2E8 
Website

BRITISH COLUMBIA 
Ministry of Attorney General
OIC Administration Office 
Attention: BC Authentication Clerk 
1001, Douglas Street (POB Box 9280 Stn Prov Govt)
Victoria, BC, V8W 2C5 
Website

ONTARIO
Official Documents Services 
222, Jarvis Street, Main Floor   
Toronto, ON, M7A 0B6 
Website

SASKATCHEWAN
Sakatchewan Justice Legislative Services, 
Deputy Provincial Secretary, 
8th Floor, 1874 Scarth Street 
Regina, Saskatchewan, S4P 3V7 
Website

NOTE : Un document qui a été notarié par un notaire au Québec peut être authentifié par la Chambre des Notaires du Québec: 
2045, rue Stanley
Montréal (QC) H3A 2V4
(514) 879-1793
Website